Während die jüngere Generation in der Schule lernt, bilden sich dank der Learning & Development Abteilungen in Unternehmen Fachkräfte ein Leben lang beruflich weiter. Immer wieder kommt es dabei zu Momenten, in denen ein erhöhter Bedarf nach Trainings besteht, zum Beispiel bei einer rechtlichen Veränderung, der Einführung eines neuen Tools oder einer Reorganisation im Unternehmen. Ist Ihr Learning & Development für die nächste Neuerung gerüstet?
Wenn es erst einmal soweit ist, bleibt keine Zeit mehr, sich vorzubereiten. Innerhalb weniger Wochen muss dann plötzlich die gesamte Belegschaft informiert und geschult werden, und die Zeit drängt. Sinnvoller als auf den Ernstfall zu warten ist es, sich schon im Voraus darauf vorzubereiten, wenn genügend Zeit und Muße für die strategische Planung und Implementierung vorhanden ist.
Wie bereite ich mein Learning & Development auf Neuerungen und Umbrüche vor?
Wir haben für Sie eine Checkliste mit fünf Punkten zusammengestellt, mit der Sie überprüfen können, ob Ihre Personalabteilung darauf vorbereitet ist, bei Bedarf schnell und flexibel Ihre Mitarbeitenden zu schulen.
1. Haben Sie einen Ablaufplan und festgelegte Prozesse, die abgerufen werden können, wenn es schnell gehen muss?
Ist die Deadline einmal da, haben Sie keine Zeit zu planen. In der Hektik werden wichtige Dinge schnell vergessen, die Qualität Ihrer Online-Trainings leidet und am Ende besteht die Gefahr, Ihre Mitarbeitenden mehr zu verwirren als zu informieren. Stellen Sie daher in Ruhezeiten einen Plan zusammen, wie Sie im Ernstfall schnell reagieren können. Versuchen Sie dabei abzuschätzen, welche Arten von Veränderungen in Ihrer Branche besonders relevant sein könnten. Sind zum Beispiel diese Möglichkeiten für Sie relevant?
- Häufige oder größere rechtliche Veränderungen
- Einführung neuer Software oder neuer Geräte und Maschinen
- Onboarding vieler Mitarbeitenden in kurzer Zeit
- Aktualisierung von Prozessen
- Audits, Prüfungen und entsprechend die Möglichkeit von Anpassungen des Betriebsablaufs
Es wird nie möglich sein, für jede Eventualität einen perfekt zugeschnittenen Plan zu haben. Deshalb ist es wichtig, dass Sie Flexibilität in der Umsetzung Ihrer Strategie haben und Raum für schnelle Anpassungen lassen.
2. Sind die Kommunikationswege offen, um im Notfall schnell alle beteiligten Personen informieren zu können?
Stellen Sie sich vor, es steht eine wichtige Deadline an, jeder geht hektisch seinen Aufgaben nach und Sie selbst haben keine Ahnung, was passiert ist oder was Sie als nächstes zu tun haben. Teil Ihres oben erwähnten Plans muss in jedem Fall sein, Kommunikationswege aufzustellen, um alle Stakeholder schnell informieren zu können. Das kann zum Beispiel in Form von E-Mail-Verteilern oder Telefonlisten (Festnetz und mobil!) sowie Vertretungsplänen passieren.
3. Hat jeder auf den Ablaufplan und alle nötigen Daten Zugriff?
Ein weiteres frustrierendes Szenario: Sie wissen, dass es einen Plan gibt, können aber nicht darauf zugreifen oder Ihnen fehlt der Zugang zu einem System oder Gebäudeteil, die für Ihre Aufgabe unabdingbar sind. Überlegen Sie sich gut, wer in welchem Fall Login-Daten und Zugriffe braucht, und stellen Sie sicher, dass Sie diese leicht finden. Vergessen Sie dabei aber nicht die nötigen Sicherheitsmaßnahmen, damit wirklich nur Befugte an diese Information herankommen. Denken Sie auch an weitere Ressourcen, die eventuell bereitstehen müssen, wie zum Beispiel Präsentationen, Designs, Checklisten, Best Practice-Dokumente und mehr.
4. Funktionieren Ihre Schulungen auch, wenn die Hauptverantwortlichen nicht da sind?
Kaum etwas verlangsamt einen Prozess so sehr, wie von einem einzigen Kollegen oder einer einzigen Kollegin abhängig zu sein, der/die aber natürlich genau jetzt für drei Wochen im Urlaub ist. Und auch, wenn man es sich nicht erhofft, kann jeder unerwartet krank werden. In solchen Fällen kann nicht die gesamte Abteilung stillstehen. E-Learnings und videobasierte Online-Trainings lösen das Problem, dass der Experte oder die Expertin zur Präsenzschulung nicht erreichbar ist. Am besten hilft aber ein ganzes Repertoire an Wissen und Anleitungen, das dokumentiert und dann beispielsweise im Intranet zur Verfügung gestellt wird. So bleibt das Know-How im Unternehmen, auch wenn Mitarbeitende vorübergehend wegbleiben oder aus der Firma ausscheiden.
5. Ist Ihre technische Infrastruktur bereit für den Ernstfall?
Die besten Prozesse sind wenig hilfreich, wenn sie von einem starren oder veralteten technischen System blockiert werden. Zu dieser Infrastruktur zählen die Tools und das Equipment, das Sie zur Erstellung von Online-Trainings nutzen, sowie ihr LMS oder Intranet, in dem diese den Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden. Eine gute Lösung, wie zum Beispiel SlidePresenter, hat folgende Eigenschaften:
- Leicht bedienbar, sodass alle Mitarbeitenden ohne technische Vorkenntnisse in der Lage sind, E-Learnings zu erstellen
- Lässt Sie schnell hintereinander eine große Anzahl an Online-Trainings produzieren
- Erfordert kein professionelles Equipment, sondern es lassen sich mit handelsüblichen Digitalkameras oder Webcams gute Ergebnisse erzielen
- Ist ortsunabhängig nutzbar und die erstellten Online-Trainings sind mobil und on-demand abrufbar
- Passt sich an den Ton und Kontext Ihres Unternehmens an
- Ermöglicht die nachträgliche Anpassung von Inhalten, ohne dass eine komplette Neuaufnahme von Videos nötig ist