Onboarding
Ein neuer Kollege oder eine neue Kollegin fängt in Ihrem Unternehmen an. Dies ist stets eine aufregende und spannende Zeit – sowohl für den neuen Kollegen oder die neue Kollegin als auch für alle anderen Mitarbeitenden.
Bestenfalls ist der erste Tag im neuen Unternehmen perfekt organisiert. Mit warmherzigen Begrüßungen und viel persönlichem Kennenlernen. Der Schreibtisch ist mit entsprechendem Büromaterial vorbereitet. Der PC ist eingerichtet, alle Programme sind installiert und funktionieren. Die Zugänge sind eingerichtet.
Hilfreich sind dabei Checklisten, damit an alles gedacht ist. Ist die Checkliste erstmal „perfekt“ aufgestellt, können alle Vorbereitungen bei jedem Onboarding ohne großes Überlegen getroffen werden.
Oftmals sind dann die ersten Tage im neuen Unternehmen vollgepackt mit Informationen: Wie ist das Unternehmen organisiert, wer arbeitet in welcher Abteilung, wie fülle ich welche Formulare aus, wo finde ich welche internen Programme für welchen Einsatzzweck oder richte mir den Drucker selbst ein…
Jeder kennt die verschiedensten Informations-Herausforderungen im neuen Job. Bei anschließend auftretenden Fragen muss man oft nach dem richtigen Kollegen oder der richtigen Kollegin suchen, der oder die eine Auskunft geben kann.
Nun haben wir eine Frage an Sie: Haben Sie sich schon einmal ausgerechnet, wieviel Zeit eingespart werden könnte, wenn Inhalte, die immer und immer wieder jedem neuen Kollegen einzeln erzählt werden, nur einmal aufgenommen würden?
Wenn immer wieder benötigte Informationen erst aufgenommen wurden, können sie zu jeder Zeit abgerufen werden. Neue Kolleg:innen können darauf zugreifen, wenn es ihnen passt und wenn sie dafür aufnahmebereit sind. So kann eine deutliche Zeitreduktion und gleichzeitig eine Effizienzsteigerung erreicht werden.
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Beispiel-Rechnung 1 6 neue Kolleg:innen pro Jahr (alle 2 Monate) 2 Unternehmens-Mitarbeitende kümmern sich um die Vermittlung der wichtigsten Informationen zum Start der neuen Kolleg:innen Vorbereitungszeit jeweils 1 Stunde Durchführung jeweils 6 Stunden 2 Mitarbeitende x 7 Stunden x 6 Kolleg:innen |
Beispiel-Rechnung 2 24 neue Kolleg:innen pro Jahr (2 pro Monat) 2 Unternehmens-Mitarbeitende kümmern sich um die Vermittlung der wichtigsten Informationen zum Start der neuen Kolleg:innen Vorbereitungszeit jeweils 0,5 Stunde Durchführung jeweils 5 Stunden 2 Mitarbeitende x 5,5 Stunden x 24 Kolleg:innen |
*Hier betrachtet sind nur die Arbeitsstunden für die Administration – zusätzlicher Aufwand für die Vorstellung der diversen Abteilungen, der verschiedenen Vorgesetzen und Abteilungsleiter:innen usw. wurden noch gar nicht mit einbezogen.
Unserer Erfahrung nach können Sie leicht über 2 Stunden bei jedem neuen Kollegen und jeder neuen Kollegin einsparen!
Nehmen Sie sich mal (geschätzte) 10 Stunden Zeit, um alle, für neue Kolleg:innen relevante, Informationen zusammenzusuchen und aufzubereiten. Nehmen Sie sich dann (geschätzte) 8 Stunden Zeit, um verschiedenste Informationsnuggets mit einer Gesamtlänge von 2 Stunden aufzunehmen. Diese Zeit investieren Sie einmalig. Aber: Die 2 Stunden der aufgenommen Informationsnuggets müssen Sie in Zukunft im Onboarding-Prozess nicht mehr aufwenden.
Das heißt, in der Beispiel-Rechnung 1 würden damit 12 Stunden (also 1,5 Arbeitstage) pro Jahr frei werden, die sie für andere Aufgaben und qualitativ wertvolle Weiterentwicklungen einsetzen können. In der Beispiel-Rechnung 2 wären dies sogar 48 Stunden – also 6 komplette Arbeitstage pro Jahr. Das ist eine Zeitersparnis von knapp 20%!
Und dies ist nur ein Beispiel von erheblichen Einsparungspotentialen bei immer wiederkehrenden Aufgaben oder Informationsvermittlungen.