So stellen Sie den Wissenstransfer beim Offboarding sicher
Nicht immer funktioniert eine persönliche Übergabe, wenn Mitarbeitende Ihr Unternehmen
verlassen. Nachfolger:innen fällt es hinterher schwer, sich in die Aufgaben einzuarbeiten, und das
Wissen über bestimmte Tools oder Prozesse, die der vorherige Mitarbeiter „im Kopf“ hatte, ist mit ihm aus dem Unternehmen ausgeschieden. Wie können Sie also den Wissenstransfer bereits beim Offboarding sicherstellen - und warum ist das so wichtig?
Auf Kununu, Glassdoor oder LinkedIn sind Erfahrungsberichte und Bewertungen über Arbeitgeber:innen öffentlich sichtbar und potentielle Kandidat:innen informieren sich mithilfe solcher Portale und sozialer Medien über Sie. Generell ist es also von Vorteil, nicht nur die Arbeitszeit selbst, sondern auch den Offboarding-Prozess so zu gestalten, dass er für beide Seiten positiv verläuft.
Das erreichen Sie unter anderem, indem Sie den ausscheidenden Mitarbeitenden eine schnelle, einfache Möglichkeit geben, ihr Wissen an die Nachfolger:innen zu übergeben. Oder noch besser: Wenn Sie im Verlauf seiner oder ihrer Anstellung bereits dafür gesorgt haben, dass das Wissen dokumentiert wird.
Wie bei allen Prozessen ist auch beim Offboarding ein strukturiertes und durchdachtes Vorgehen wichtig. Von der Laptopübergabe bis zum letzten Feedback-Gespräch sollten alle wichtigen Punkte in einem guten Plan festgehalten sein. Dazu gibt es online zahlreiche Checklisten und Vorlagen.
Spätestens wenn der Mitarbeitende dann seit einer Woche nicht mehr da ist, fällt aber auf, was nicht bedacht wurde: Es geht nicht nur ein Mitarbeiter – plötzlich fehlt auch das angesammelte Wissen und Know-How innerhalb von mehreren Jahren Arbeitserfahrung.
Wir geben Ihnen 4 Tipps, damit das wichtige Thema „Wissenstransfer“ in Ihrem Offboarding-Prozess nicht zu kurz kommt:
Einer der wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Offboarding-Programms ist das Timing. Die Fachexpert:innen in den Abteilungen müssen dazu aufgefordert werden, ihr Wissen täglich zu dokumentieren und zu teilen – und das nicht erst, wenn sie kurz davor sind, das Unternehmen zu verlassen. Dieser Ansatz gewährleistet, dass Informationen dann geteilt werden, wenn sie am aktuellsten sind, und den Mitarbeitenden das Wissen dann vermittelt wird, wenn sie sich auch mit der Thematik auseinandersetzen.
Hierzu müssen Unternehmen eine Software bereitstellen, die diesen Wissenstransfer schnell und einfach ermöglicht. Komplizierte Prozesse oder Eingabemasken frustrieren die Anwender:innen nämlich und führen zu einer berechtigen Verweigerung der Mitarbeitenden. Eine unkomplizierte, intuitive Lösung hilft, dass eine Wissens-Dokumentation Teil der Arbeitsroutine wird.
Lernpfade sind Serien von kurzen, sequenzierten Trainingsvideos, die neue Mitarbeitende durch Prozesse führen oder wichtige Schlüsselinformationen für ihre spezifische Stelle bereitstellen. Das können auch wichtige Lektionen, Tricks und Hinweise sein. Mithilfe benutzerfreundlicher und sicherer Videotechnologie können Fachexpert:innen eigene Lernpfade erstellen und einfach verfügbar machen.
Die neuen Mitarbeitenden können dann durch die Videos direkt von ihren Vorgänger:innen lernen und sich an den vorhandenen Lernmodulen entlanghangeln. Dies kann z. B. über verlinkte Inhalte in einem Excel-Dokument oder auf einer SharePoint-Seite erfolgen. Der Ablageort dieser Lernpfade ist sekundär. Das primäre Ziel muss es sein, den Fachexpert:innen die Möglichkeit zu geben, ihr Wissen zur Verfügung zu stellen.
Bei großen Unternehmen kommt es häufig vor, dass Mitarbeitende die Verantwortlichkeitsbereiche wechseln und, dass gewisse Aufgabenbereiche dann Kolleg:innen in einem anderen Büro oder an einem ganz anderen Standort zufallen. Die Übertragung des dazu nötigen Wissens lässt sich nur schlecht mit Präsenzschulungen bewältigen, denn diese sind zeit- und kostenintensiv sowie organisatorisch aufwendig. Entweder das Wissen ist nicht umfangreich genug für eine eigene Schulung oder der potentielle Empfänger:innenkreis ist zu klein.
Hier helfen „Lernnuggets“: In Kurzform aufbereitete Lerninhalte, die schnell zu konsumieren und leicht zu speichern sind. Gerade bei dezentral organisierten Teams oder Abteilungen sind solche Nuggets sinnvoll und effektiv. Idealerweise sollten sie als on-demand abrufbar sein. So sind Mitarbeitende nicht abhängig von Stundenplänen und können sich dann mit den Inhalten beschäftigen, wenn sie besonders aufnahmefähig sind und wenn das Wissen gebraucht wird. Unabdingbar angesichts flexibler Arbeitszeiten und -orte ist, dass diese Lernnuggets mit mobilen Endgeräten kompatibel sind und unterwegs konsumiert werden können.
Um einen reibungslosen Wissenstransfer zu ermöglichen, muss eine entsprechende IT-Infrastruktur zur Verfügung stellen. Überlegen Sie sich, wie Sie die erstellten Inhalte sinnvoll archivieren und bspw. in einem Portal zugänglich machen. Da es sich in der Regel um firmeninterne Informationen handelt, muss auch der Datenschutz berücksichtigt werden.
Neben Offboarding-Themen kann ein solches Portal dann auch weitere Themen wie Onboarding, Best Practices und Zusammenfassungen enthalten. Möglichkeiten hierzu bietet ein Intranet, ein Kollaborationstool oder ein Learning-Management-System wie zum Beispiel Cornerstone On Demand.
Um einen erfolgreichen Wissenstransfer zu gewährleisten, sind Videos das ideale Format. Studien haben gezeigt, dass die besten Lernergebnisse bei einer Kombination aus Bild und Ton erreicht werden, da diese unterschiedliche Lerntypen ansprechen.
Genau diesen Punkt greifen wir bei SlidePresenter in unserer Software-as-a-Service-Lösung auf. Mit SlidePresenter können Sie selbst Videoaufnahmen erstellen, diese mit Ihren vorhandenen Inhalten (zum Beispiel PowerPoint-Folien oder Screen Recordings) kombinieren und sogar mit Quizzen, Links und Untertiteln ganz individuell gestalten.
Durch die problemlose Einbindung in Ihr Intranet, LMS oder andere Tools ist SlidePresenter ideal geeignet, um Ihr Offboarding effizient, schnell und vor allem nachhaltig zu gestalten. Wenn Mitarbeitende gehen, dann bleibt ihr Wissen zukünftig in Ihrem Unternehmen. Und mit unseren in Deutschland stationierten Servern ist auch an den Datenschutz gedacht.